Verificat conform practicii din fabricile din Turcia, terminologiei tehnice și limitelor de domeniu (nu reprezintă aviz tehnic legal MLPAT).
1. Primul pas: separați filtrele esențiale admis/respins de preferințele ponderate
Nicio amabilitate în corespondența pe e-mail și niciun termen atractiv de plată nu pot salva un furnizor care nu poate profila fizic secțiunea structurală de 3,0 mm cerută în proiect, refuză comenzi sub 100 de tone când aveți nevoie de 12 tone sau nu deține documentația obligatorie de conformitate a produsului impusă pe piața de import a proiectului dumneavoastră.
Înainte de a utiliza orice scară numerică de punctaj, definiți trei până la cinci Condiții esențiale (Admis / Respins / Clarificare în curs). Un candidat care pică în mod clar o condiție esențială este înregistrat ca Neadecvat pentru tema curentă, cu motivul exact documentat — în loc să fie introdus într-o medie ponderată unde avantajele secundare ar putea face o ofertă inutilizabilă să pară competitivă.
Punctajul ponderat se aplică exclusiv candidaților care fie îndeplinesc filtrele esențiale, fie au o singură confirmare punctuală în așteptare, ce poate fi verificată în etapa următoare.
2. Tabelul standard de criterii pe 100 de puncte pentru preselecția produselor de construcții
Mai jos este prezentat un model echilibrat de ponderare pe 100 de puncte, adaptat pentru materiale de construcții, confecții metalice din oțel și componente modulare pentru clădiri. Echipele de achiziții pot ajusta ponderile înainte de lansarea cererii de ofertă (RFQ) — de exemplu, crescând ponderea pentru Documentație și trasabilitate în cazul sistemelor reglementate de fațadă — cu condiția ca ponderile să fie înghețate înainte de citirea răspunsurilor furnizorilor, astfel încât nimeni să nu modifice retroactiv grila în favoarea unui anumit ofertant:
| Cod și categorie criteriu | Pondere max. | Ce se evaluează în etapa listei scurte |
|---|---|---|
| C1 · Conformitate tehnică și geometrică | 25 pct | Alinierea la planșe, dimensiuni, mărci de material de bază, acoperiri și marcarea clară a oricăror abateri propuse |
| C2 · Rol de producător și capabilitate de proces | 20 pct | Producție internă vs. rol comercial, utilaje relevante, limite dimensionale ale rulourilor/panourilor și transparența subcontractării |
| C3 · Claritate comercială și bază unitară normalizată | 15 pct | Prețuri unitare transparente, separarea matrițelor/sculelor, încadrarea în MOQ, realismul termenului de execuție și claritatea Incoterms® |
| C4 · Coerența documentației și a trasabilității | 15 pct | Relevanța și concordanța fișelor tehnice, referințelor de încercare, denumirilor entităților juridice și controlul reviziilor |
| C5 · Pregătire pentru ambalare de export, paletizare și încărcare | 10 pct | Dimensiuni și greutăți definite ale paleților, protecție la umiditate/muchii și metoda de încărcare în camion sau container |
| C6 · Comunicare tehnică și promptitudine | 10 pct | Răspunsuri directe la întrebările numerotate din RFQ, fără formulări generale evazive |
| C7 · Cooperare privind mostrele și vizita la fabrică | 5 pct | Disponibilitatea de a livra mostre trasabile și de a confirma accesul în uzină pentru o vizită cu domeniu definit |
| Pondere totală disponibilă | 100 pct | Gradul de acoperire a ponderii evaluate este raportat explicit ori de câte ori un criteriu este marcat Necunoscut (Unknown) |
3. Scara de notare 0–5 + Necunoscut (și de ce Necunoscut rămâne în afara numitorului)
Fiecare criteriu pentru care există dovezi disponibile este notat pe o scară întreagă de la 0 la 5, transformându-se în puncte ponderate prin formula Puncte obținute = Ponderea criteriului × (Scor ÷ 5). Ori de câte ori un criteriu nu are încă dovezi — de exemplu, specificațiile de paletizare pentru export nu au fost încă trimise sau capabilitatea fizică a liniei așteaptă o vizită în uzină — marcați calificativul drept Necunoscut (Unknown), în loc să ghiciți 0 sau 3.
- 5 (Potrivire excelentă, documentată): Îndeplinește direct cerința, cu suport scris/documentar clar sau observat direct.
- 4 (Potrivire bună, detaliu minor deschis): Îndeplinește cerința de bază; rămâne un detaliu necritic de confirmat la etapa comenzii.
- 3 (Acceptabil cu compromis declarat): Opțiune funcțională, însoțită de un compromis tehnic sau comercial explicit.
- 2 (Potrivire slabă / abatere semnificativă): Diferență importantă sau substituție neaprobată care necesită analiză inginerească/comercială.
- 1 (Potrivire nesatisfăcătoare): Abordează superficial cerința; risc operațional ridicat.
- 0 (Neconformitate confirmată): Dovezile arată că furnizorul nu îndeplinește acest criteriu.
- Necunoscut / Unknown (Încă neevaluat): Dovezi lipsă sau în curs de verificare — exclus din numitorul ponderii evaluate și semnalat prin procentul de acoperire (%).
4. Exemplu aritmetic calculat: Furnizorul A vs. Furnizorul B (exemplu fictiv de instruire)
Exemplu fictiv exclusiv cu rol demonstrativ: Tabelul de mai jos folosește scoruri ipotetice pentru Furnizorul A și Furnizorul B (entități fictive) pentru a demonstra de ce raportarea Punctelor obținute / Ponderea evaluată alături de Gradul de acoperire % previne deciziile greșite de preselecție. Niciuna dintre coloane nu reprezintă o companie reală sau un proiect finalizat.
Observați că Furnizorul A nu a transmis încă documentația (C4, pondere 15), astfel încât C4 este marcat Necunoscut. Doar 85 din cele 100 de puncte de pondere au fost evaluate (acoperire 85%). Pe acele 85 de puncte evaluate, Furnizorul A obține 64 de puncte (20 + 16 + 12 + 6 + 6 + 4 = 64 / 85 pondere evaluată, adică 75,3% din ponderea evaluată). În paralel, Furnizorul B a furnizat dovezi pentru toate cele șapte criterii (acoperire 100%) și obține 69 / 100 pondere evaluată (69,0% din ponderea evaluată):
| Criteriu (Pondere) | Notare și calcul Furnizorul A | Pct. Furnizor A | Notare și calcul Furnizorul B | Pct. Furnizor B |
|---|---|---|---|---|
| C1 · Conformitate spec. și geometrie (25) | 4/5 → 25 × (4 ÷ 5) | 20 | 3/5 → 25 × (3 ÷ 5) | 15 |
| C2 · Capabilitate de proces (20) | 4/5 → 20 × (4 ÷ 5) | 16 | 4/5 → 20 × (4 ÷ 5) | 16 |
| C3 · Claritate comercială (15) | 4/5 → 15 × (4 ÷ 5) | 12 | 4/5 → 15 × (4 ÷ 5) | 12 |
| C4 · Documentație (15) | Necunoscut (exclus din numitor) | Necunoscut | 4/5 → 15 × (4 ÷ 5) | 12 |
| C5 · Ambalare pentru export (10) | 3/5 → 10 × (3 ÷ 5) | 6 | 3/5 → 10 × (3 ÷ 5) | 6 |
| C6 · Promptitudine comunicare (10) | 3/5 → 10 × (3 ÷ 5) | 6 | 3/5 → 10 × (3 ÷ 5) | 6 |
| C7 · Disponibilitate mostre / vizită (5) | 4/5 → 5 × (4 ÷ 5) | 4 | 2/5 → 5 × (2 ÷ 5) | 2 |
| Total și sinteză acoperire | 64 / 85 pondere evaluată (acoperire 85%) | 64 / 85 | 69 / 100 pondere evaluată (acoperire 100%) | 69 / 100 |
5. Cum interpretați rezultatul fără a transforma aritmetica în pilot automat
Priviți ce scoate imediat în evidență notația în două părți. Dacă un analist ar fi tratat superficial Necunoscut drept 0, Furnizorul A ar fi apărut cu 64/100 — pierzând în fața Furnizorului B (69/100), deși Furnizorul A corespunde mai bine geometriei din planșă (C1: 20 vs. 15) și disponibilității pentru vizită (C7: 4 vs. 2)! Invers, dacă analistul ar fi transformat 64/85 într-un simplu procent (75,3%) fără a menționa acoperirea de 85%, un decident ar fi putut atribui contractul Furnizorului A ignorând faptul că 15 puncte aferente documentației critice de produs (C4) rămân complet neverificate.
Afișarea formatului 64 / 85 pondere evaluată (acoperire 85%) comparativ cu 69 / 100 pondere evaluată (acoperire 100%) indică direct acțiunea rațională de achiziție: suspendați atribuirea finală, solicitați Furnizorului A să transmită fișele tehnice și referințele de testare lipsă de la criteriul C4 (sau derulați o Verificare documentară de 190 €) și vizitați uzina câștigătoare (490 € Vizită la fabrică în zona de bază, ori integrată în pachetul PK-SOURCE la 1.290 €) înainte de a elibera plata avansului.