Türkiye’deki Satın Alma Süreciniz İçin Net ve Yapılandırılmış İşleyiş

Adım 1 — İhtiyacı paylaşın

Ne satın almak istediğinizi, yaklaşık miktarı, hedef ülkeyi ve kullanım yerini bize bildirin. Varsa teknik çizimleri, ürün referans kodlarını veya şartnameyi ekleyin. Halihazırda görüştüğünüz bir tedarikçi varsa firma unvanını, fabrika konumunu ve irtibat kişisini paylaşın.

En çok hangi sorunun yanıtlanmasına ihtiyaç duyduğunuzu açıklayın. Bu soru üretim kabiliyeti, belirsiz bir fiyat teklifi, geciken bir üretim aşaması veya sevkiyat hazırlığıyla ilgili olabilir.

Adım 2 — Uygulanabilir kapsamı tanımlayın

Talebinizi inceler; eksik bilgileri, saha erişim gerekliliklerini ve varsa uzmanlık gerektiren dış test/denetim ihtiyaçlarını belirleriz. Fabrika ziyaretleri tesisin konumuna, randevu onayına, tedarikçi işbirliğine ve ziyaret gününde gözlemlenebilecek aktif faaliyetlere bağlıdır.

Yapılacak görevleri, teslim çıktılarını, kapsam dışı sınırları, ücretleri ve takvim varsayımlarını açıklayan yazılı bir kapsam önerisi alırsınız. Birden fazla ziyaret veya dış uzman kuruluş gerektiğinde bunlar teklifte ayrı kalem olarak gösterilir.

Adım 3 — Görevlendirmeyi onaylayın

Hizmet, mutabık kalınan yazılı ticari şartlar altında başlar. Kapsam metni işi kimin talep ettiğini, raporu kimin teslim alacağını ve hangi kararların alıcıda kaldığını açıkça ortaya koyar.

Alıcı temsilciliği çalışmalarında ürün fiyatlandırması ve mal satış sözleşmesi doğrudan alıcı ile üretici arasında kalır. CFY’den verilebilecek herhangi bir doğrudan ürün tedarik teklifi açıkça ayrı bir satıcı teklifi olarak tanımlanır.

Adım 4 — Kararlaştırılan görevleri yürütün

Görevlendirmenin niteliğine göre bu aşama; üretici araştırması, belge toplama, teknik teklif karşılaştırması, fabrika ziyareti, üretim kilometre taşı takibi veya yükleme gözetimini içerebilir.

Her bilginin kaynağını ve sınırlarını kayıt altına alırız: tedarikçinin sözlü/yazılı ifadesi beyan olarak, incelenen dosya belge referansıyla, sahadaki görsel/ölçüsel tespit ise kararlaştırılan kontrol maddesi karşısında doğrudan gözlem olarak kaydedilir.

Adım 5 — Bulguları ve açık konuları inceleyin

Mutabık kalınan çıktıyı (kısa liste, karşılaştırma matrisi, ziyaret kaydı, dönem güncellemesi veya gözlem raporu) teslim alırsınız. Açık maddeler tablosu hangi soruların yanıtsız kaldığını, satın alma kararınız için neden önem taşıdığını ve hangi tarafın aksiyon alması gerektiğini gösterir.

Bir rapor bir uyumsuzluğu tespit edebilir ancak onu tek başına çözmez; düzeltme doğrulaması, ek örnekleme, laboratuvar testi veya ikinci bir kontrol ziyareti alıcının talebiyle ayrıca kapsamlandırılabilir.

Adım 6 — Bir sonraki aşamaya karar verin

İlerlemeye, ek açıklama istemeye, revizyon talep etmeye veya ilave saha kontrolü başlatmaya siz karar verirsiniz. Bir sonraki tanımlı görevle devam edebiliriz ya da mevcut görevin çıktıları teslim edildiğinde çalışma hiçbir zorunlu taahhüt olmadan sona erer.